EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

A. Fokus awal pada data

Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi. Nama aplikasi akuntansi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .

B. Fokus baru pada informasi

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.

C. Fokus pada Komunikasi

Pada waktu DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.

OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.

D. Fokus potensial pada konsultasi

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

2.5. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Definisi Sistem Informasi Akuntansi

• Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan rangkaian pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan bisnis suatu entitas, dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991: 14).
• Fokus
• Business reporting& Financial reporting
• Informasi Operasi (IO)
• Informasi Akuntansi Manajemen (IAM)
• Informasi Akuntansi Keuangan (IAK)

Accounting information systems

 Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

 Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.

Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain:

 Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

 Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

 Melakukan kontrol secara pat terhadap aset organisasi.

Manfaat SIA

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

 Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

 Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

 Meningkatkan efisiensi

 Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

 Meningkatkan sharing knowledge

 Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

2.2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen mengalami perkembangan. Perkembangan tersebut terjadi pada prosedurnya, dan pengolahan komputer ; sehingga hal ini dapat meningkatkan kemampuan organisasi.

Perkembangan prosefural yaitu semakin meningkatnya pengunaan konsep-konsep manajemen dalam SIM; seperti : teori manajemen , ilmu manajemen, dan perakunan manajerial. Tentu saja pengunaan istilah-istilah tersebut lebih cenderung khas pengunaanya dalam SIM. Penggunaan teori manajemen dalam SIM bertujuan untuk peningkatan perilaku manusia, baik yang terlibat dalam pengambilan keputusan; sehingga kualitas organisasi meningkat. Ilmu manajemen cenderung memakai kriteria ekonomis dan teknis daripada kriteria perilaku; misalanya: sistematis dalam pemecahan masalah, pemakaian prosedur matematis dan staristis dalam analisis keputusannya.

Perakunan manajerial digunakan dalam perhitungan keuangan secara keseluruhan; disamping perhitungan biaya dan penganggaran. Pengolahan komputer berkembang sejajar dengan berkembangnya teknologi komputer, baik dalam perangkat kerasnya atau lunaknya, sehingga benar-benar mendukung ketepatan dan kecepatan informasi yang dibutuhkan.

Sistem informasi manajemen, seperti pada bidang-bidang pekerjaan lainnya, terjadi usaha peningkatan profesional, yaitu pada peningkatan mutu sumber daya manusia. Usaha tersebut dilaksanakan melalui program akademis formal.

Pada prinsipnya program akademis formal dibagi dalam dua bagian sesuai dengan kebutuhan sistem informasi itu sendiri,yaitu bidang analisis sistem keorganisasian dan bidang perancangan sistem. Analisis sistem keorganisasian adalah berhubungan dengan struktur organisasi dan perilaku manusia yang terlibat dalam SIM.

Perancang sistem berhubungan dengan sistem teknologi komputer, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Serta prosedur pelaksanaannya sehingga benar-benar dapat menunkang lancarnya SIM. Tentu saja kedua bidang pendidikan itu dilaksanakan dengan materi kurikulum yang berbeda, karena tujuannya berbeda.

Disamping maju pesatnya proses SIM, terdapat pula hambatan-hambatan yang mengganggu,yaitu masih terdapatnya beberapa kontroversi. Beberapa hal yang sifatnya kontroversial itu adalah sistem total dengan gabungan subsistem, sumber informasi terpusat dengan pengolahan terpencar, sebuah terminal di setiap kantor eksekutif dengan terminal-terminal yang dioperasikan oleh staf; kesiapn fungsi manajerial untuk menerima teknologi sistem informasi. Selain itu sistem total dianggap terlalu sulit untuk dilaksanakan,maka masih banyak yang menggunakan gabungan subsistem-subsitem.

2.3.Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

Sistem pendukung keputusan (Decision Support System (DSS)) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan)) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem informasi sangat penting untuk mendukung pengambilan keputusan. Dimana tujuan sistem informasi untuk mendukung sebuah aplikasi DSS yang telah dikembangkan pada tahun 1970. keefektifan dalam mengembangkan DSS diperlukan suatu pemahaman tentang bagaimana sistem informasi ini dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan, sehingga DSS ini dapat membantu seorang manajer dalam meningkatkan kinerja dalam mengambil suatu keputusan.

Hal yang perlllu ditekankan disini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manaje, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilankeputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum dan maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemempuannya untuk menyelasaikan persoalan yang sama dengan waktu yang relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu diatas dikenal istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis yang pada hakekatnya adalah mempresentasikan permasalahan dan manajemen yang dihadapi setiap hari kedalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam model matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini adalah linear programing, game’s theory, transportation problem, inventory system , decision tree, dll.

DSS dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

Tahapan Sistem Pendukung Keputusan:

 Definisi masalah

 Pengumpulan data/ elemen informasi yang relevan

 Pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan

 Menetukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase)

Tujuan dari Sistem Pendukung Keputusan:

 Membantu menyelasaikan masalah semi-terstruktur

 Mendukung manajer dalam mengambil keputusan

 Meningkatkan efektivitas bukan efisiensi pengambilan keputusan.

Keuntungan Sistem Pendukung Keputusan:

 Poses pemodelan menjadi pemahaman belajar

 Kecepatan simulasi memberikan kemampuan bagi kita untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu yang singkat.

 Model memberikan daya peramalan

 Model membutuhkan biaya yang lebih murah daripada metode trial-and-error

 Dapat meneyelesaikan problem yang komplek

 Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya

Kerugian Sistem Pendukung Keputusan:

 Suitnya pemodelan system bisnis dan akan menghasilkan model yang tidak dapat menangkap semua pengaruh pada entity.

 Dibutuhkan keterampilan matematik ayng tinggi untuk mengembangkan model yang lebih komplek secara pribadi

Dalam pemprosannya SPK dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti Artificial Intelligence, Expert systems, fuzzy logic,dll.

2.4. Otomatisasi Perkantoran dan Aplikasi Otomatisasi Kantor

Definisi Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fifik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor (office automation (OA)) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Pengguna Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai OA, yaitu:

1. Manajer

2. Profesional

3. Sekretaris

4. Clerical Employee (klerk)

Istilah “knowledge Worker” diterapkan pada Manajer dan Profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Jenis-jenis aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Ada sebelas macam aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:

1. Word Processing

2. Elektronik Mail

3. Voice Mail

4. Electronic Calendaring

5. Audio Conference

6. Video Conferencing

7. Computer Conferencing

8. Facsimile Conferencing

9. Videotext

10. Image Storage and Retrieval

11. Desktop Publishing

● Word Processing

Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

● Electronic Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunkan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

● Voice Mail

Voice Mail persis sama dengan Electronic Mail, perbedaannya bahwa anda mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

● Electronic Calendaring

Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.● Audio Conferencing

Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio Conferencing adalah aplikasi OA pertama yang tidak memrlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

● Video Conferencing

Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan yang digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1. Video satu arah dan audio satu arah

2. Video satu arah dan audio dua arah

3. Video dan audio dua arah

● Computer Conferencing

Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberikan kemampuan seorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘telecoferencing ‘ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Telecoferencing juga digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.

● Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin foto copy.

● Videotext

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tkstual pada layar CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

● Image Storage and Retrieval

Beberapa perusahaan mempunyai volume dokmen besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapt dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang uang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image Storage and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

● Desktop Publishing

Dekstop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem DTP terdiri atas mikrokomputer dengan layar CRT yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan DTP sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

2.5. Sistem Pakar

Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mamupu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.

Sistem pakar merupakan suatu sistem informasi yang menangkap dan menggunakan pengetahuan serta metode pengambilan keputusan yang digunakan oleh seorang atau beberapa orang ahli dalam bidang keahlian tertentu. Sistem pakar berlaku seperti seorang pakar pada bidangnya berisi fakta-fakta dan heuristik untuk memecahkan masalah tertentu. Sistem pakar didasarkan pada sistem pengetahuan, sehingga memungkinkan komputer dapat berfikir dan mengambil keputusan atau kesimpulan dari sekumpulan kaidah.

Sistem pakar mempunyai keuntungan dibandingkan dengan seorang pakar yaitu kepakarannya dapat dimanfaatkan oleh masyarakat tanpa kehadiran sang pakar, mencakup keseluruhan dari kepakaran tersebut dan sistematis, memungkinkan untuk menangani masalah yang kompleks dengan lebih cepat, kepakarannya tetap dapat dimanfaatkan walau pakarnya telah tidak dapat bekerja, membantu kejelasan dan pemahaman secara efektif untuk suatu bidang kepakaran dan memungkinkan untuk membuat pengetahuan terpadu atas bidang-bidang tertentu yang relevan.

Struktur sistem pakar terdiri dari :

 Subsistem akuisisi pengetahuan

 Basis pengetahuan

 Mesin inferensi

 Blackboard (wilayah kerja)

 User (pengguna)

 User interface

 Subsistem penjelasan

Ciri-ciri sistem pakar

1. Terbatas pada bidang keahlian yang spesifik

2. Dapat mengemukakan rangkaian alasan-alasan yang diberikan dengan cara yang dapat dipahami

3. Dapat memberikan penalaran untuk data-data yang tidak lengkap atau tidak pasti

4. Berdasarkan rule atau kaidah tertentu

5. dirancang untuk dikembangkan secara bertahap

6. Keluaran bersifat anjuran atau nasihat

7. keluaran tergantung dari dialog dengan user.